Audit i Certyfikacja
RODZAJE AUDITÓW:
Podczas wdrażania systemu zarządzania spotkamy się z dwoma rodzajami auditów:
I. Pierwszy z nich to AUDIT WEWNĘTRZNY (tzw. audit pierwszej strony) - jest on przeprowadzany wewnątrz organizacji przez jej pracowników (kompetentnych auditorów wewnętrznych), aby potwierdzić, że wdrożony system zarządzania jest skuteczny.
Jak wygląda audit wewnętrzny (na czym polega)?
W Systemie Zarządzania funkcjonuje szereg różnego rodzaju dokumentów – procedur, instrukcji, formularzy itp. Dokumenty te wskazywać będą sposób postępowania w różnych sytuacjach, związanych z pracą poszczególnych działów w firmie. System Zarządzania jest tak skonstruowany, aby zapewnić, że wszystkie postanowienia zawarte w tych dokumentach są przez pracowników stosowane i przestrzegane. Przestrzeganie postanowień zawartych we wspomnianych dokumentach jest sprawdzane właśnie przy pomocy auditów wewnętrznych.
Na podstawie sporządzonego harmonogramu auditów, pracownicy każdej komórki organizacyjnej będą wcześniej wiedzieć kiedy pojawią się u nich auditorzy. Około tygodnia przed planowanym auditem, auditor wiodący uzgodni z Kierownikiem danej komórki organizacyjnej dokładny termin wizyty i zakres auditu.
O ustalonej godzinie rozpocznie się wizyta auditora lub zespołu auditowego. Będą oni zadawać szereg pytań dotyczących pracy całego działu, będą oglądać dokumenty związane
z działalnością działu, a przede wszystkim będą rozmawiać z poszczególnymi pracownikami. Trzeba sobie zdawać sprawę, że znalezienie w trakcie auditu niezgodności nie świadczy o złej pracy wydziału czy poszczególnych osób, nie stanowi podstawy do jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Wręcz przeciwnie, działania korygujące i zapobiegawcze mają pomóc
w znalezieniu słabych punktów i ich odpowiednio wczesnym usunięciu. Takie działania wpłyną na doskonalenie pracy całego wydziału. Należy pamiętać, że AUDIT NIE JEST KONTROLĄ
i celem auditu nie jest w żadnym wypadku szukanie winnych.
Wyniki auditu są wykorzystane przez kierownictwo jako narzędzia poprawy funkcjonowania firmy, stanowią ważne źródło informacji o jego sytuacji wewnętrznej, pomogą znależć nieprawidłowości i skorygować niezgodności.
Przyczyniają się do ciągłego doskonalenia wdrożonego systemu zarządzania.
II. Drugi rodzaj auditów to: AUDIT ZEWNĘTRZNY, może mieć dwojaki charakter:
· audit drugiej strony , czyli audit prowadzony przez jedną firmę u drugiej (np. gdy firma audituje swojego dostawcę).
Dzięki takiemu auditowi firma ma możliwość zdobycia informacji potrzebnych do dokonania wyboru i klasyfikacji swoich dostawców.
· audit trzeciej strony, czyli audit certyfikujący.
Audit certyfikujący jest ostatnim etapem wdrożenia systemu zarządzania. Jest to „usystematyzowane i niezależne badanie, którego celem jest ocena i stwierdzenie, czy działania odnoszące się do jakości i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz, czy ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów”.
Przeprowadzają go auditorzy akredytowanej, niezależnej od organizacji i jej klientów jednostki certyfikującej, która została wcześniej wybrana przez firmę.
Pozytywnie przeprowadzony proces certyfikacji zostaje uwieńczony przyznaniem, przez jednostkę certyfikującą stosownego dokumentu – certyfikatu stwierdzającego, że system zarządzania obowiązujący w naszej Firmie spełnia zasady i wymagania określone w normie.
Ważność certyfikatu trwa trzy lata. Firma certyfikująca prowadzi w tym czasie nadzór nad systemem w danym przedsiębiorstwie. Co najmniej raz w roku przeprowadza audity nadzoru, aby mieć pewność, że przedsiębiorstwo w pełni przestrzega wymagań normy.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości certyfikat może zostać zawieszony, ograniczony, a także może grozić odmowa odnowy certyfikatu.
Po trzech latach ważność certyfikatu zostaje przedłużona na kolejne trzy lata poprzez przeprowadzenie tzw. auditu re-certyfikacyjnego.
