W dzisiejszych czasach na rynku obserwować można coraz więcej firm i samodzielnych „specjalistów” zajmujących się „zawodowym” wdrażaniem systemów zarządzania. Bardzo często w naszej pracy (zarówno konsultantów, trenerów, jak również auditorów jednostek certyfikujących) napotykamy w Organizacjach systemy, które charakteryzują się całkowitym brakiem adekwatności do działalności danej firmy i procesów przez nią realizowanych. W większości przypadków systemy wdrażane w firmach są „przeładowane” dokumentacją i działaniami, które owszem, zapewniają zgodność z międzynarodowymi normami, jednak są całkowicie nieefektywne (zbyt duży wkład zasobów i pracy w stosunku do uzyskanych wyników). Przykłady można mnożyć w każdym z obszarów zarządzania.
Aby zobrazować problem, pragnę przytoczyć przykład nieodpowiednio zaprojektowanego systemu:
Przedsiębiorstwo produkcyjne zatrudniające około 10 osób, w którym pracownicy posługują się miarami zwijanymi jako sprzętem kontrolno-pomiarowym. Konsultant wprowadzający system „w celu zapewnienia zgodności z normą” nakazał nadzorowanie niniejszego obszaru za pomocą następujących dokumentów i zapisów: plan sprawdzeń, rejestr sprawdzeń, protokoły ze sprawdzeń własnych miarek, karty sprzętu kontrolno pomiarowego. Oznaczało to, że dla niniejszych 10 miar zwijanych rocznie powstawało ponad 20 dokumentów. 
Niniejszą sytuację można porównać do noszenia źle skrojonej marynarki, gdzie jeden z rękawów całkowicie chowa dłoń, drugi natomiast sięga łokcia.

Konsultanci, którzy budując system nie zwracają uwagi na potrzeby firmy, nie zwracają uwagi na jej złożoność i cele, jakie zostały ustanowione przed projektem ISO, powodują więcej złego niż dobrego. Ich działanie sprawia, że systemy zarządzania postrzegane są na rynku jako skostniałe, zbiurokratyzowane twory oderwane od zarządzania strategicznego, procesów biznesowych lub statutowych realizowanych przez Organizacje. Niedopuszczalnym jest sytuacja, gdzie konsultant projektując, budując i wdrażając system zarządzania nie liczy się ze stanem zastanym, czyli obecnie realizowanymi działaniami i funkcjonującymi dokumentami. Oczywistym jest, że wymagania danej normy muszą być spełnione – jednak budując system zarządzania, należy brać pod uwagę również efektywność zaplanowanych działań. Wynik musi zostać osiągnięty, jednak wdrażając system, należy znaleźć najbardziej optymalny sposób jego osiągnięcia.

Sytuacja, kiedy dokumentacja opisująca system zarządzania w 300 osobowej firmie produkcyjnej  i w 10 osobowej firmie usługowej jest identyczna (z przeklejoną tylko nazwą firmy), jest niedopuszczalna.

Dlatego też w momencie wybierania firmy doradczej należy brać pod uwagę nie tylko cenę, ale również jej portfolio oraz informacje na temat współpracy pozyskane od wcześniejszych kontrahentów firmy konsultingowej.

Co w przypadku, kiedy dany system zarządzania już funkcjonuje w Organizacji i jest całkowicie nieodpowiedni do jej charakteru i charakteru jej działalności?

W celu zapewnienia odpowiedniej efektywności działań należy rozważyć słabe i mocne strony systemu zarządzania danej Organizacji. Należy przyjrzeć się jej działalności pod kątem: wagi poszczególnych realizowanych przez nią procesów, zasobów jakie są poświęcane na realizację konkretnych działań oraz ilości pracy, jaką trzeba włożyć w te działania. Niniejszy audit musi być przeprowadzony z uwzględnieniem wyników, jakie mają zostać osiągnięte. W ten sposób uzyskuje się informacje odnośnie optymalności doboru środków nadzoru do wagi oczekiwanych wyników i ich znaczenia dla realizowanego biznesu /działań statutowych. Realizacja czasochłonnych działań nie dających wartości dodanej powoduje jedynie spadek motywacji odpowiedzialnych za nie pracowników odpowiedzialnych za nie pracownikach oraz wiąże się z kosztami najczęściej wprost nieprzeliczalnymi, stąd też często bagatelizowanymi. Kosztami, które jednak w skali roku dają pokaźną sumę.

Z tego względu wszystkich managerów zainteresowanych poprawą efektywności funkcjonujących systemów zarządzania zapraszamy do zapoznania z naszą ofertą oraz kontaktu w celu bliższego przedstawienia naszego podejścia do niniejszego problemu.

W ramach działań doskonalących efektywność systemów zarządzania proponujemy przeprowadzenie kompleksowego auditu wewnętrznego połączonego z analizą SWOT systemu. Celem niniejszego działania jest:

• wskazanie możliwości doskonalenia poprzez poprawę efektywności systemu i optymalizację poszczególnych procesów zachodzących w Organizacji
  • analiza dokumentacji i działań pod kątem możliwości ich „odchudzenia” – LEAN SYSTEM MANAGAMENT
  • analiza potrzeb odnośnie zwiększenia nadzoru w poszczególnych obszarach w celu zapewnienia ciągłości działania w sytuacjach kryzysowych
• identyfikacja obszarów strategicznie istotnych dla danej Organizacji w jej systemie zarządzania
  • zwiększenie nadzoru w obszarach strategicznych poprzez wdrożenie rozwiązań bardziej efektywnych niż dotychczas stosowane
  • identyfikacja zagrożeń dla ciągłości działania i definiowanie działań zapobiegawczych w celu zmniejszenia określonych rodzajów ryzyka
• minimalizacja pracy i zasobów przeznaczonych do realizacji działań w obszarach o małym znaczeniu
  • zmniejszenie zasad nadzoru i dokumentacji przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z międzynarodowymi standardami.

Wyniki auditu oraz analizy SWOT zostają przedstawione kierownictwu Organizacji w raporcie wraz z proponowanymi działaniami doskonalącymi.
Wyniki często są zaskakujące.

Nie pozwólcie Państwo aby zgodność waszego systemu zarządzania z wymaganiami międzynarodowych norm było dla waszych Organizacji hamulcem w ich rozwoju

Zapraszamy do współpracy.